E-post er merkelig, spesielt profesjonelle e-poster. I motsetning til tekstmeldinger eller tweets, kan du ikke bare skrive en rask linje som kommer rett på sak. Du må være høflig, formell og bruke avsnitt. Å skrive en e-post er nesten som å lage et mesterverk. Én feilplassert setning, ett dårlig passende tegnsettingsmerke, en overforbrukt eller utdatert lukking kan ødelegge det hele. Det er vitenskap til denne dritten. Enten e-postmeldingen din er for arbeidskontaktene dine eller en potensiell arbeidsgiver, det er aldri en avslappende opplevelse. Jeg skammer meg over å fortelle deg hvor mange minutter (timer) jeg har brukt på å skrive en e-post om jobbsøknad. Det føles alltid som å sende en melding på flaske. Etter å ha klikket på send, kommer det ingen tilbake.

mannlig happy ending massasje

La oss skrive en e-post.

1. Emnelinje

Dette er den mest irriterende delen, spesielt hvis dette er et forslag eller e-post om jobbsøknad. Du kan ikke legge til 'Junior Editor Position Application' fordi du vet, alle andre skriver det samme. Vi får alltid beskjed om å lage en oppmerksomhetsfanger, men på en eller annen måte 'PLEASE HIRE ME'! fungerer ikke. Hm. Kanskje det var grunnen til at jeg ikke fikk tilbake den samtalen.





2. Hilsen

Hilsen: aka det neste mest irriterende elementet i e-postskriving. Hvis det er en medarbeider du skriver til, kan 'Hei' høres for kaldt ut. Hvis det er en sjef eller arbeidsgiver, høres 'hei' for tilfeldig ut. Er jeg den eneste som føler seg som en sjenert tenåringsjente når jeg bruker 'Hei'? Så er det metoden for å bare oppgi personens navn, noe som forårsaker et annet dilemma: Er det Mr. Alex Clark, Mr. Clark, eller bare Alex? Er Alex til og med en Mr.?

3. 'Håper alt er bra'

På dette tidspunktet er det som om du appellerer gudene. Etter å ha opprettet en klikkverdig emnelinje og adressert den / de allmektige mottakeren (e) på riktig måte, må vi nå spørre om deres velvære. Det er så irriterende fordi leseren vet jævlig godt at du ikke virkelig bryr deg om hans eller hennes velvære. Det må være et alternativ til 'Håper alt er bra' eller 'Håper dette finner deg bra'. Noen ganger prøver jeg å være litt flink og si 'Håper du har en flott dag / uke', men så er det for lenge. Spør 'Hvordan har du det? rett før du hopper inn i forslaget ditt er enda mer uanstendig. Det er ikke som du faktisk venter på svar på spørsmålet.

4. Introduser deg selv eller emnet med to ord eller mindre

La oss komme til det virkelige poenget, men du har bare noen få setninger for å gjøre dette. Vi lever i en tid der #TLDNR gjelder selv i bedriftsverdenen. Det er så nødvendig for mottakeren å kjenne til deg eller bedriftens sterke bakgrunn, men en detaljert forklaring kan koste deg to ekstra setninger. Takk Gud for hyperkoblinger. Visst kan du henvise dem til nettstedet ditt for mer info, men så er det som, hva om de ikke klikker på det ?!



5. Føl deg med følelser og definere tonen din

Ingenting er verre enn å ha tonen din feiloppfattet gjennom tekst. I e-post kan ikke 'LOL' redde deg, og du får kun ett utropstegn per melding. Siden profesjonell e-postadresse er så formell, er det veldig enkelt å komme ut som en drittsekk, spesielt hvis e-postadressen din er en alvorlig eller presserende forespørsel. En enkel uttalelse kan forveksles med skygge. Hvis det bare var kult å skrive, 'Gi råd:' -)

6. Farvel

Kan aldri si farvel, nei nei nei… faen nei. Du kan ikke si farvel uten å gjenta deg selv. Leseren er tydeligvis smart nok til å vite hva denne e-posten handler om fra introduksjonen, men på en eller annen måte vil e-posten din ikke være fullstendig uten en overraskelse. Du må oppsummere hele formålet ditt og deretter gi dem invitasjonen til å kontakte deg, som om den invitasjonen ikke allerede var tydelig. 'Jeg ser frem til å høre fra deg / jeg håper å møte deg snart / ikke nøl med å kontakte meg / ring meg'! Det er som å tigge om en ny date.

7. Lukking

Akkurat som hilsenen, kan lukkingen være vond i rumpa også. 'Best' er overbruk, 'Very Best' høres tørst ut og 'Med vennlig hilsen' kan være litt skummelt, så du vil sannsynligvis bare gå med 'Hilsen'. Jeg skulle ønske vi kunne logge av på vår egen unike måte. Jeg ville brukt 'Så lenge, farvel, om Wiedersehen, god natt'. Men det er bare meg.



8. Hit send

Du har endelig fullført e-posten din. Før du sender brevet ditt inn på nettområdet, må du sjekke adressene, stavemåten og revurdere oppdraget til denne meldingen. Vil du virkelig være den onde tispen som CC ville ha sjefen på den e-posten som oppfordrer kollegaen til å sende inn de sene rapportene? Sender du denne meldingen om gangen den vil bli lest umiddelbart? Har du lagt vedlegget? Mottok du nettopp en ny e-post som nå krever at du endrer eller kansellerer denne?

Gratulerer, du har fått det til å skrive en annen irriterende e-post. La oss nå jobbe med oppfølgingen.